企業主導型保育園の監査・指導の準備はなにが必要?/株式会社メディレクション(東京、神戸/大阪、大都市圏)

企業主導型保育園の監査・指導の準備はなにが必要?

企業主導型保育園の場合、年に1回は通常監査が行われます。この監査は保育園の保育の様子から調理、事務処理、経営状態、年間指導計画等の確認までありとあらゆる項目をチェックするもので、児童育成協会か、児童育成協会から委託を受けた会社の従業員が、2名体制で保育園を訪れ、朝から夕方までチェック作業を行います。早ければ昼過ぎに監査は終了しますが、不備等が見つかれば予定時間を超えて監査が行われることも少なくなく、不備の内容によっては助成金の一部返還を求められるケースも少なくありません。(ただし、コロナ禍においては「オフサイト監査」が通常監査の代わりに行われ、通常監査で必要となる書類をPDFでシステム上にアップロードし、対面ではなく電話等で監査を受けることとなっています。)

通常監査をクリアするには、企業主導型保育事業のポータルサイト上にある「自主点検表」をよくチェックし、事前に必要書類をそろえておくことが最も重要となります。必要書類がすべてそろっており、監査時の保育や調理、設備等に不備がなければ、監査で指摘を受けることはありません。
そのため、監査には以下のような手順で備えると良いでしょう。

【監査の有無にかかわらず日ごろから気を付けておくべきポイント】
・日ごろから連携推進員や園長が自主点検表に目を通しておき、日常的に書類を整備しておく
・職員の入所前健康診断や園児の検診、不審者対応訓練の実施など、後から整備できない書類に関しては見落とさないように気を付ける
・保育従事者数の確認や連携推進員の勤務時間数など、日ごろから監査を意識したチェックを行う

【監査前後に行うべきポイント】
①監査通知があったら監査当日までのスケジュールを立てる
監査当日までに自主点検表の提出と書類の整備(当日すぐに必要書類を出せるようにしておく)を求められます。監査当日から1週間前くらいに必要書類をすべて用意できるよう、書類のチェック予定日等を検討しましょう。保育園と法人本部が同じ場所にない場合は、法人本部から書類を送付してもらわなければならないようなケースもあるため、注意が必要です。

②必要書類を集める
必要書類を一通り集め、チェックしていきます。日ごろから書類のチェックを心がけていてもチェックが漏れているようなケースは多々あります。契約書の日付記入漏れや書類の紛失など、ひとつひとつの書類を細かくチェックすることをおすすめします。

③自主点検表等の作成・提出
監査時には自主点検表等の提出を求められます。監査前のチェックを行いつつ、作成・提出を行いましょう。

③監査前日に書類をすべて並べておく
監査時にスムーズに書類を取り出せるよう、監査に必要な書類は一通り箱に入れたり机に並べたりしておくと良いでしょう。オフサイト監査の場合は、監査の数日前までに必要書類をアップロードしておくことを求められます。

④監査当日の応答
監査当日は事業者にヒアリングが行われることもあります。求められた書類等を手渡して監査のサポートをしつつ、ヒアリングに答えていきましょう。オフサイト監査の場合には監査が電話等で行われるため、書類を手渡すなどのサポートは必要ありません。

⑤監査後の改善
監査当日に不備が見つかった場合は、その場で指摘を受けることもあります。監査当日に指摘を受けた項目については、修正等の改善を行いましょう。

なお、監査の流れや必要書類については更新が行われるため、必ず最新の情報に基づいて準備を進めることをおすすめします。

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